บทบาทความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ

พัฒนาการของเทคโนโลยีทำให้ชีวิตความเป็นอยู่เปลี่ยนไป ในอดีตโลกมีกำเนิดมาประมาณ 4,600 ล้านปี เชื่อกันว่าพัฒนาการตามธรรมชาติทำให้สิ่งมีชีวิตถือกำเนิดบนโลกประมาณ 500 ล้านปีที่แล้ว ยุคไดโนเสาร์มีอายุอยู่ในช่วง 200 ล้านปี สิ่งมีชีวิตที่เป็นเผ่าพันธุ์มนุษย์ค่อยๆ พัฒนา และคาดคะเนว่าเมื่อห้าแสนปีที่แล้ว มนุษย์สามารถส่งสัญญาณท่าทางสื่อสารระหว่างกันและพัฒนามาเป็นภาษา จนเมื่อประมาณ 5,000 ปีที่แล้ว มนุษย์สามารถสร้างตัวหนังสือ และจารึกไว้ตามผนังถ้ำ กล่าวได้ว่ามนุษย์ต้องใช้เวลานานพอควรในการพัฒนาตัวหนังสือที่ใช้แทนภาษาพูด และจากหลักฐานทางประวัติศาสตร์พบว่า มนุษย์สามารถจัดพิมพ์หนังสือได้เมื่อประมาณ 500 ถึง 800 ปีที่แล้ว เมื่อเทคโนโลยีได้เข้ามาช่วยในการพิมพ์ ทำให้การสื่อสารด้วยข้อความและภาษาเพิ่มขึ้นมาก เทคโนโลยีมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จนสามารถสื่อสารกันโดยการส่งข้อความเป็นเสียงทางสายโทรศัพท์ได้ประมาณร้อยกว่าปีที่แล้ว และเมื่อประมาณปี พ.ศ. 2489 ก็มีการส่งภาพทางโทรทัศน์และคอมพิวเตอร์ ซึ่งทำให้มีการใช้สารสนเทศในรูปแบบข่าวสารมากขึ้น

ระบบสารสนเทศ ( Information System : IS ) คือระบบเฉพาะเจาะจงชนิดหนึ่ง ซึ่งอาจกล่าวได้ว่า เป็นกลุ่มของส่วนประกอบพื้นฐานต่าง ๆ ที่ทำงานเกี่ยวข้องกันในการจัดเก็บ จัดการประมวลผล และเผยแพร่แสดงผลข้อมูลสารสนเทศ และสนับสนุนกลไกลของผลสะท้อนกลับ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ โดยทั่วไประบบสารสนเทศ ประกอบด้วยส่วนประกอบหลัก ๆ 3 ส่วนด้วยกันคือ

ส่วนที่นำเข้า (Inputs) ได้แก่การรวบรวมและการจัดเตรียมข้อมูลดิบ ส่วนที่นำเข้านี้ สามารถมีได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็น การโทรเข้าเพื่อขอข้อมูล ในระบบสอบถามเบอร์โทรศัพท์ ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในแบบสอบถาม การให้บริการของร้านค้าฯลฯ ขึ้นอยู่กับส่วนแสดงผลที่ต้องการ ส่วนที่นำเข้านี้ อาจเป็นขบวนการที่ทำด้วยตัวเอง หรือเป็นแบบอัตโนมัติก็ได้ เช่นการอ่านข้อมูลรายชื่อสินค้า โดยใช้เครื่องอ่าน บาร์โค้ดของห้างสรรพสินค้า จัดเป็นส่วนที่นำเข้าแบบอัตโนมัติ


 การประมวลผล ( Processing ) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้อยู่ในรูปของ ส่วนแสดงผลที่มีประโยชน์ ตัวอย่างของการประมวลผลได้แก่ การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเลือกทางเลือก ในการปฏิบัติงานและการเก็บข้อมูล ไว้ใช้ในอนาคต โดยการประมวลผล สามารถทำได้ด้วยตนเอง หรือสามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างเช่นระบบคิดเงินเดือนพนักงาน สามารถคิดได้จากการนำจำนวน ชั่วโมงการทำงานของพนักงาน คูณเข้ากับ อัตราค่าจ้าง เพื่อให้ได้ยอดเงินที่ต้องจ่าย ถ้าชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์มากกว่า 40 ชั่วโมง อาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพิ่มเข้าไป กับเงินที่ต้องจ่าย จะทำให้ได้เงินสุทธิ ที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน เป็นต้น


 ส่วนที่แสดงผล ( Outputs ) เกี่ยวข้องกับการผลิตสารสนเทศ ที่มีประโยชน์มักจะอยู่ในรูปของเอกสาร หรือรายงานหรืออาจจะเป็นเช็ค ที่จ่ายให้กับพนักงาน รายงานที่นำเสนอผู้บริหาร และสารสนเทศ ที่ถูกผลิตออกมาให้กับผู้ถือหุ้นธนาคาร หรือกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่ง อาจใช้เป็นส่วนที่นำเข้าเพื่อควบคุมระบบ หรืออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิตเฟอร์นิเจอร์ พนักงานขาย ลูกค้า และนักออกแบบเฟอร์นิเจอร ์อาจจะทำการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะใช้ซอฟต์แวร์ หรือฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยในการออกแบบนี้ด้วย จนกระทั่งได้ต้นแบบที่ตรงตามความต้องการมากที่สุด จึงส่งแบบนั้นไปทำการผลิต เป็นต้น

ข้อดีของเทคโนโลยีสารสนเทศ

- ลดเวลาในการทำงาน โดยการนำเอาเทคโนโลยีสำหรับการประมวลผลข้อมูลมาใช้ในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ซึ่งทำให้สามารถจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ และยังสามารถจัดเรียง แก้ไข และสืบค้นได้อย่างรวดเร็ว

- ลดต้นทุน เพราะระบบสารสนเทศนั้นสามารถจัดการกับงานที่มีความซับซ้อนได้รวดเร็ว ซึ่งจะทำให้งานเสร็จเร็วขึ้น และต้นทุนในการดำเนินงาน รวมไปถึงค่าบุคลากรอีกด้วย

- ช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศนั้น ทำให้เกิดการสื่อสารที่รวดเร็ว และการสื่อสารที่รวดเร็ว ก็สร้างความก้าวหน้าอีกมากมาย ทุกวันนี้เราสามารถติดต่อข้ามโลกได้ภายในเวลาไม่กี่วินาที สามารถส่งข้อมูลขนาดใหญ่ระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ภายในเวลาอันรวดเร็วเช่นกัน

- ระบบสารสนเทศช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปได้ด้วยดี โดยช่วยในการประสานงานกับฝ่ายต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งเพิ่มความสะดวกในการสื่อสารข้อมูล จัดเรียง สืบค้นข้อมูล และการใช้ทรัพยากรร่วมกัน

ประสิทธิผลจากการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

- ระบบสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ เนื่องจากระบบสารสนเทศ สามารถประมวลผลและทำการแสดงผลข้อมูลได้ตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น การจัดการทำได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

- เสริมสร้างคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าต่างๆ ในยุคปัจจุบันที่เกิดขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศ ล้วนอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ใช้งาน และทำให้คุณภาพชีวิตเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น

- สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน โดยปัจจุบันมีองค์กร หรือ บริษัทต่างๆ จำนวนมากที่นำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศหรือ ไอที ไปใช้ในการดำเนินงานในส่วนต่างๆ ร่วมทั้งการวิเคราะห์ต้นทุน กำไร จุดแข็ง จุดอ่อน ซึ่งหากองค์กรใดรู้จักประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมได้ จะสามารถสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันได้มาก